领略Excel的别样风情

刘晶

鼎鼎大名的Excel是目前使用最为广泛的电子表软件，其功能强大早已如雷贯耳，但我们平日里得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。现在让我们从Excel一些鲜为人知的实用技巧入手，一起领略一下Excel的别样风情。

一、用不同颜色显示不同类型数据

　　如果想让工资表中大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，低于2000元的以“蓝色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置：

1.选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。在“条件格式”对话框三个条件选择框中依次选择“单元格数值”、“大于或等于”选项，输入临界数值“2000”。单击“格式”按钮打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.继续按“添加”按钮，并仿照上面的操作步骤设置好其它条件(低于2000元的工资总额，字体设置为“蓝色”；其它以“黑色”显示)的数据的显示颜色。

3.设置完成后按“确定”按钮确定。

二、用“视面管理器”保存多个打印页面

有时需要打印工作表中不同的区域，那么请使用“视面管理器”吧。

1.打开需要打印的工作表，选中不需要打印的行(或列)并点击鼠标右键，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项将不需要打印的行(或列)隐藏起来。

2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视图管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“报表1”)后单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述1－2部操作，“添加”其它不同的打印视面。

4.以后需要打印某设置好的页面时只要打开“视面管理器”，选中需要打印视图，单击“显示”按钮，工作表即按设定好的界面显示，直接按工具栏“打印”按钮，一切就OK了。

三、使用“自动更正”快速输入统一的长文本

　　你是不是经常为反复输入某些冗长的固定文本而烦恼， Excel“自动更正”功能可以为你分忧！

1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

2.在“替换”方框中输入用来替换冗长文本的简短字符如“a”(也可以是其他字符，记得用小写)，在“替换为”方框中输入需要反复输入的冗长文本，如“溧阳开发区天目湖工业园”，再单击“添加”和“确定”按钮。

　　3.以后只要输入“a”，“溧阳开发区天目湖工业园”就自动出现在表格中，此时可以不考虑“a”的大小写。

四、利用CONCATENATE函数轻松合并多列单元格文本

如果我们想将多列文本内容合并到一列， CONCATENATE函数能将它轻松搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

1.在D列后面插入一个空列(E列)，然后选中E1单元格，执行“插入”－“函数”命令，打开“插入函数”对话框。

2.在“选择类别”下拉框中选择“文本” ,“选择函数”框中选择“CONCATENATE”函数，点击“确定”弹出“函数参数”对话框。在“Text1”到“Text3”框中分别选择要合并的B1、C1和D1单元格并确定，这时你会发现E1单元格中出现的就是B1、C1和D1合并后的内容。

3、移动鼠标到E1单元格右下角边缘处，当出现“＋”符号时按住鼠标左键沿E列向下拖，将E1单元格公式复制到E列其他单元格，至此B、C、D列的内容即被全部合并到E列对应的单元格中了。

五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中某个单元格的内容，这可以用Excel的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图→工具栏→监视窗口”命令打开“监视窗口”，单击“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框。用鼠标选中需要查看的单元格，单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

以后无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

六、控制特定单元格输入文本的长度

当你在该输入四位数的单元格填入了两位数，或在该输入文字的单元格输入数字的时候，Excel就能自动判断并弹出警告，那该多好!要实现这一功能，对Excel来说并不难。

例如为了输入统一和计算方便，我们希望“年份”都用四位数来表示。我们就将光标定位到登记“年份”单元格中，单击“数据”菜单“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”菜单中选择“文本长度”，在“数据”菜单中选择“等于”，“长度”栏中输入“4”。同时我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”、“请输入四位数年份！”字样。这样当该单元格中输入的不是四位数时，Excel就会弹出警告对话框告诉你出错原因。

神奇吧?其实Excel的“数据有效性”判断还有许多数据格式可选，比如“文本类型”、“序列大小”等等，如你有兴趣，何不自作主张按需设计检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢！

七、成组填充多张表格的固定单元格

　　很多情况下，我们需要在多张表格的相同单元格输入同样的内容。分别编辑单张表格很繁琐，Excel强大的在关联表格协调工作的能力可以帮助我们减轻工作量。

如何进行同步输入成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格标签名“Sheet3”(若我们想关联的表格不在一起，可以按Ctrl键进行点选)。此时Excel标题栏上出现了“工作组”字样，这时我们就可以进行对工作组的关联编辑工作了。此时在关联编辑单元格中随便写点什么，“工作组”中所有表格的相同单元格就都显示出相应内容了。

仅仅同步输入是不够的，如果我们想将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?改变第一张表数据格式后，单击“编辑”菜单“填充”选项，选择其子菜单“至同组工作表”。这时Excel会弹出“填充成组工作表”对话框，选择“格式”项后点击“确定”，同组中所有表格该位置的数据格式就都改变了。